Warum ein Agiler Wochenplan unseren Familienalltag enorm erleichtert

Aus dem Urlaub haben wir uns frisch ein neues Vorhaben mitgenommen. Wir möchten unsere Wochenplanung als Familie transparenter und einfacher machen. Wer uns kennt, weiß schon, was jetzt kommt: Wir haben uns einen Wochenplan mit Post-Its (Profi-Tipp: Die super-sticky Post-Its halten auch viele Male Neuaufkleben aus) gebastelt.

Aufbau unseres Wochenplans

Unser Wochenplan hängt bei uns gegenüber vom Esstisch, so dass er für unsere ganze Familie gut sichtbar ist. Es gibt 7 Spalten für die Wochentage. In den Zeilen haben wir eine grobe Unterteilung in vormittags, nachmittags und abends vorgenommen. Die genaue Uhrzeit steht auf dem jeweiligen Zettel für das Vorhaben, sofern sie relevant ist.

Einen Farbcode gibt es auch:

• Hellblau sind meine Tasks
• Hellgrün die Termine für mein Business
• Gelb sind die Tasks vom Herzensmenschen
• Lila sind die Tasks für die Kinder (die einer von uns Eltern übernehmen kann)
• Pink sind die Sachen, die wir (als Familie oder Eltern) gemeinsam machen

Wie bei Kanban-Boards gilt auch bei unserem Familienboard, dass die Realität nie hundertprozentig perfekt durch das Board abgebildet werden kann. Wichtig ist, dass es für uns als Familie verständlich ist. So reicht uns z.B. ein und dieselbe Farbe (pink) sowohl für Dinge, die wir als gesamte Familie unternehmen als auch für Dinge, die wir als Eltern zu zweit machen.

Wenn wir versuchen würden, für jede Kombination von uns 4 Personen jeweils eine andere Farbe zu finden, würde das unser Familienboard nicht übersichtlicher machen. Deshalb wägen wir immer genau ab, wie viel Unterscheidung wirklich notwendig ist, um den Überblick zu behalten.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten für den Aufbau eines Familienboards. Meine Blogger-Kollegin Semmelwolle hat z.B. einen Wochenplaner für ihre Familie mit Magneten gebaut. Weitere Inspirationen für Agile Familienorganisation kannst du auch auf meinem Pinterest-Board Agile Familienorganisation finden.

Wie befüllen wir unseren Wochenplan?

Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.

10. Prinzip des Agilen Manifests

Das oberste Prinzip für unser Familienboard ist Einfachheit, damit uns unser Wochenplan wirklich bei der Organisation unseres Familienlebens hilft. Daher stehen Termine, die immer gleich sind, z.B. wenn die Kinder in der KiTa sind oder wann wir in der Regel arbeiten, nicht extra drin. In der Beispielwoche hatte der Herzensmensch montags einen Termin auf seinem Projekt, weshalb er ausnahmsweise montags schon dort war. Normalerweise war er dienstags bis donnerstags auf dem Projekt. Daher war in dieser Woche explizit das Projekt aufgeführt als Ausnahme von der Regel.

Da unsere Kinder abends erst recht spät schlafen und unsere Tage morgens früh anfangen, müssen wir als Eltern Zeiten tagsüber finden, an denen wir nur zu zweit sind. Auch diese Zeit haben wir explizit eingetragen, damit wir unsere anderen Aktivitäten entsprechend drumherum planen können.

Unser Wochenplan soll für uns eine Gedächtnisstütze für die Termine sein, die wir in der Woche haben. Wenn ein langer Termin dabei ist (wie z.B. der Besuch am Wochenende), müssen wir jetzt nicht 10 mal den gleichen Zettel aufhängen. Solange wir verstehen, was gemeint ist, reicht es.

Wir haben schon einiges versucht, um eine zufriedenstellende Organisation für unsere Familie hinzukriegen, aber waren mit den bisherigen Versuchen noch nicht glücklich. Mit dieser Variante haben wir eine sehr einfache Visualisierung gewählt, die kinderleicht anzupassen ist. (Das ist auch der Grund, weshalb wir in unserer Arbeit als Agile Coaches immer ein Team-Board an der Wand mit Post-Its für die Organisation der Teamaufgaben empfehlen, egal ob es bereits ein digitales Tool dafür gibt.)

Und wie läuft die Planung genau ab?

Wir stellen uns in der Regel sonntags abends zusammen und gehen alle Termine der kommenden Woche durch. Freitags stimmen wir uns noch über die Wochenendplanung ab, da die oft wetterabhängig ist. Jedes Vorhaben erhält ein Post-It. Die jeweilige Planung dauert maximal 15 Minuten, meistens sogar weniger. Diese jeweils sehr kurze Zeitspanne erspart uns die nervigen Male im Alltag, in denen man für jedes Vorhaben erstmal mit dem jeweils anderen Elternteil koordinieren muss, wer wann wo ist. Und es reduziert den Mental Load deutlich.

Was wir nicht in die Planung aufnehmen, sind generell Aufgaben, die irgendwann erledigt werden müssen, aber keinen genauen Termin haben. Für die Sammlung dieser Aufgaben nutzen wir ein separates Board, das vielleicht am ehesten als Personal-Kanban-Board oder Familien-Kanban-Board bezeichnet werden könnte. Aber dazu an anderer Stelle mehr.

Was, wenn der Wochenplan doch nicht so gut passt?

Wir haben nun schon eine ganze Weile diese Art der Familienorganisation bei uns getestet und sind nach wie vor begeistert davon, wie einfach und effektiv unser Familienboard funktioniert. Wir evaluieren immer mal wieder zusammen, was gut funktioniert und was wir noch verbessern können. Abhängig davon vereinbaren wir Anpassungen. Beispielsweise halten wir jetzt auch fest, wer von uns Eltern wann im Arbeitszimmer arbeitet, da wir beide aktuell viel im Home Office tätig sind.

Vielleicht hast du dieses Vorgehen schon erkannt, es ist nämlich nichts anderes als das Inspect & Adapt des Agilen Arbeitens.

P.S.: Wenn es dich interessiert, welche Ausrüstung für Agiles Coaching und Workshops ich nicht missen möchte, schau dir gern meine ultimative Coaching-Material-Liste an.